Como Implantar o Processo de Gestão Estratégica pela Qualidade Total

Entende-se que um processo de melhoria contínua, através da gestão estratégica pela qualidade total, é um processo que alia mudança cultural e adequação técnica e científica.

Para tanto, formulamos uma estratégia que consubstanciasse este processo. Esta estratégia aborda estes dois macro-campos de atuação, distintamente, mas de forma integrada visando sinergizá-los para que obtenhamos um resultado satisfatório.

A estratégia de ação será formulada contemplando atuar de forma integrada agindo, tanto internamente como externamente para, com isso, arregimentar forças positivas que propulsionarão a organização ao sucesso.

A estratégia de ação será dividida em fases a fim de se relacionar com a formulação genérica do processo exposto neste trabalho.

A ação aqui colocada significa qual o ponto estratégico que o processo está abordando a fim de adequar a materialização dos objetivos com a realidade da organização.

A lógica de todo este processo é atuar da seguinte forma:

1º campo de atuação: análise psicológica da organização

Esta análise buscará avaliar, de forma contingencial, o comportamento psicológico da organização em termos de relacionamentos com os atores de seu processo produtivo e administrativo, envolvendo toda a cadeia de valor.

Este estudo psicográfico visa, não só constatar o atual estágio da organização, como também conhecer a história do comportamento psicológico da organização.

A análise se dará através dos atores envolvidos procurando descobrir um padrão de comportamento, identificando neste padrão, como a organização se comporta com os seus colaboradores, com a concorrência e com seus clientes. Em outras palavras este padrão
buscará decifrar os “eus” que existem na organização em função de seus funcionários formando, por último na organização, o “nós” coletivo.

Implantar um processo de melhoria contínua que não contemple atuar neste campo está fadado ao insucesso.

2º campo de atuação: análise fisiológica da organização

Esta análise buscará, através de um estudo profundo dos processos da organização,
compreendê-los com relação à sua forma, contexto, contornos e relacionamentos mútuos.

Outro ponto importante é descobrir qual o grau de eficiência e eficácia no uso de seus
recursos.

Esta análise, ao contrário da anterior, não busca saber o comportamento do
relacionamento e sim como se estruturam fisicamente estes relacionamentos. É uma análise
estrutural da organização, procurando dissecar e compreender a sua estrutura física.

Nesta análise faz-se uma avaliação comparativa, em função do domínio da
tecnologia disponível para o tipo de negócio da organização, traça-se um paralelo entre a
organização e a sua concorrência. A comparação versará sobre a maturidade tecnológica da
organização e o seu impacto na sua forma de competir. Este dado é de suma importância
para o prosseguimento do processo de melhoria contínua.

3º campo de atuação: análise administrativa da organização

Complementando as duas primeiras análises, a análise administrativa visa descobrir
se existe qual é a coerência no modelo administrativo utilizado como padrão de
comportamento da organização e também como sua distribuição e interdependência
influencia seus processos.

A reboque disto, bem como as primeiras, esta análise permite radiografar todo o
modelo administrativo visando entendê-lo em suas características peculiares a fim de
posicionar-se sobre uma eventual alteração de modelo.

Deve ficar claro que esta análise é para adequar um modelo administrativo às
características fisio-psicológicas da organização e não o contrário.

4º campo de atuação: a montagem da psique organizacional

Compreendidos os aspectos que interagem na formação de uma organização, faz-se
necessário analisá-la sob uma ótica mais profunda, compreendendo que o muito que esta
organização é, a nível competitivo, reflete-se internamente em sua postura comportamental
e vice e versa. Deste modo, a montagem da psique significa organizar todas as forças em
prol de objetivos estratégicos que são detalhados a fim de possibilitar garantir para a
organização competitividade que, em última instância, significa a sobrevivência da
organização.

A psique é uma estruturação psicológica, fisiológica e administrativa da
organização, buscando potencializar suas forças para a competitividade, ou seja, é uma
preparação mental da organização em função de suas características, buscando atenuar suas
fraquezas e potencializar suas forças positivas.

Os critérios para esta estruturação são formulados à partir de um princípio básico
que é tornar os indivíduos desta organização melhores como cidadãos, companheiros e
profissionais. Utilizar a plenitude do seu ser, e daí, dentro de uma infra-estrutura adequada,
gabaritar a organização, pela confluência das forças mútuas dos indivíduos, a ser cada vez
mais competitiva.

Não há um processo de melhoria contínua que seja vitorioso em suas pretensões
que não tenha antes preparado mentalmente a organização para ser forte internamente,
utilizando-se de suas energias de maneira racional.

5º campo de atuação: a materialização da psique organizacional

Este campo corresponde às etapas genéricas citadas anteriormente em suas ações
pragmáticas, ou seja, significam a colocação em prática da infra-estrutura organizacional
para a qualidade, do planejamento para a qualidade, da sistemática de controle para a
qualidade e da sistemática para impulsionar a melhoria da qualidade, a fim de materializar
o processo de melhoria contínua através da gestão pela qualidade total.

Existe cinco pontos básicos para que esta materialização possa ser um sucesso:

1º ponto: não transgredir os campos anteriores

Este ponto é fundamental pois, compreendemos que não se pode pensar e praticar
um processo de melhoria contínua deste nível sem antes, como elementos básicos deste
processo, materializar a análise psicológica da organização, a análise fisiológica da
organização, a análise administrativa da organização e a montagem de sua psique. Estes
campos serão utilizados como subsídios à realização do processo de melhoria contínua.

2º ponto: formatar a estrutura orgânica do processo

É fundamental organizar e estruturar a gerência operacional e administrativa do
processo, objetivando, dentro da organização, criar condições para a realização do processo
de melhoria contínua através da gestão estratégica pela qualidade total, definindo
atribuições e meios materiais a fim de confluir forças e comprometimento para a realização
do processo.

3º ponto: estruturar um programa de educação continuada

É fundamental após o conhecimento tácito da organização e da formulação de sua
psique, adequar todos os envolvidos através de treinamento com estudos dirigidos.

Outro ponto é possibilitar que os indivíduos sejam plenos e, deste modo, instituir
um programa mais amplo do que os treinamentos por estudos dirigidos, que é a educação
continuada, que terá como missão formar cidadãos e criar, dentro da organização, um
celeiro do conhecimento.

4º ponto: dirigir a materialização através de projetos de melhoria

É fundamental que todas as ações a serem realizadas neste processo sejam tomadas
através de equipes funcionais, autogeridas que, através de projetos direcionados e
integrados, materializarão as metas estratégicas que, por sua vez, materializarão as políticas
estratégicas traçadas que, em decorrência, implementarão a melhoria contínua.

5º ponto: a busca da melhoria contínua

É fundamental para um processo deste nível a compreensão e a prática de que
sempre se pode melhorar, e que esta melhora signifique um novo alvorecer para todos,
sendo seus ganhos distribuídos pela sociedade. A simbologia para isto é uma espiral
ascendente e infinita.

 

A ação para implantar a implementar o processo de melhoria contínua através da
gestão estratégica da qualidade total deve ter cunho sistêmico, ou seja, a ação deve
abranger as áreas que intervêm no processo, não de forma pontual e isolada, mas sim de
forma integrada, atuando nos fatores fisio-orgânicos, tecnológicos e comportamentais
aliados e influenciados pela interação de forças externas que instigam o processo produtivo
e administrativo a serem competitivos.

Um ponto que esta ação deve fomentar é que, para a organização ser competitiva e
vencedora em seus nichos de mercado, ela precisa ser cooperativa e capacitar internamente
os seus indivíduos e, isso só pode ser conseguido através da busca do autoconhecimento
com critérios que balanceiem as questões humanísticas com as questões
tecnológicas/mercadológicas.

Por isso conclui-se que, devemos sempre pensar de forma sistêmica, formulando
processos culturais e agindo de forma cartesiana, formulando modelos tecnológicos e
mercadológicos para, assim, unir as vantagens das duas doutrinas do pensamento humano.

O processo de melhoria contínua é sistêmico em sua formulação conceitual e se materializa
através de projetos de melhoria que são cartesianos em sua prática, mas que utilizam-se de
critérios que potencializam a cooperação entre os envolvidos e a busca constante da
capacitação dos mesmos.

As fases de implantação serão melhor detalhadas através do detalhamento genérico
de implantação. As fases são as seguintes:

1ª fase: montar e estruturar o “perfil fisio-psicológico” da organização tendo
como parâmetros básicos as seguintes informações:

¨ o “perfil estratégico” da organização;
¨ a análise fisiológica da organização;
¨ a análise psicológica da organização;
¨ a análise do modelo administrativo da organização.

2ª fase: estruturar a psique organizacional tendo como parâmetros básicos
os seguintes:

¨ a estrutura funcional do processo de melhoria contínua;
¨ a inteligência estratégica da organização;
¨ o conhecimento de suas forças e fraquezas;
¨ a definição de seus elementos básicos: valores, negócio, missão,
fatores críticos de sucesso, entre outros;
¨ o conhecimento das ameaças da concorrência e as oportunidades do
meio mercadológico.

3ª fase: estruturar o plano de ação para implantar e implementar o processo
de melhoria contínua, tendo os seguintes parâmetros:

¨ definir o cronograma de implantação e implementação do processo
de melhoria contínua;
¨ definir as responsabilidades com as respectivas autoridades para as
tomadas de decisões;
¨ definir os recursos necessários, bem como definir a forma de
alocação destes recursos;
¨ definir os marcos importantes do processo de melhoria contínua;
¨ definir cabalmente a atual situação com relação aos custos, à
eficiência dos processos, à satisfação dos clientes externos e
internos;
¨ definir a situação pretendida; entre outros.

4ª fase: estruturar o programa institucional de educação continuada e de
treinamento por estudos dirigidos;

5ª fase: estruturar projetos de melhoria direcionados à materialização das
metas estratégicas;

6ª fase: avaliar progresso, tendo como parâmetros os seguintes aspectos:

¨ avaliar o clima organizacional, buscando identificar qual a
influência da implantação do processo de melhoria contínua;
¨ avaliar o programa de educação continuada e do treinamento por
estudos dirigidos, a fim de ajuizar o impacto positivo no processo
produtivo e administrativo da organização;
¨ avaliar os custos envolvidos com a implantação do processo de
melhoria contínua através de séries históricas a fim de ajuizar o
impacto sobre a estrutura de custos da organização;
¨ avaliar a adequabilidade da psique organizacional com relação ao
andamento da implantação e sua respectiva implementação do
processo de melhoria contínua;
¨ avaliar os resultados dos projetos de melhoria sobre as expectativas
previstas e, com isso, conferir sua eficiência e sua eficácia;
¨ avaliar os resultados quantificáveis da satisfação dos clientes e da
posição relativa da organização no seu meio mercadológico; entre
outras.

7ª fase: definir o plano de continuidade do processo de melhoria contínua
promovendo os ajustes necessários;

8ª fase: criar a consciência da melhoria contínua e tornar hábito da
organização o planejamento estratégico integrado.

Conclusão

Qualidade é feita de indivíduos e de posturas administrativas. Então, permitir e
exigir melhorias tanto no âmbito profissional quanto a nível de intelecto, é de fundamental
importância para o sucesso de qualquer processo de melhoria contínua da qualidade.

Junta-se a isto, as posturas administrativas que devem ser tomadas pela organização
no tocante a incentivar o comprometimento entre indivíduos e processos bem como
incentivar a interdependência comportamental entre todos os envolvidos no processo
produtivo que, neste caso específico, são fornecedores, empregados de uma forma geral e
clientes externos.

Uma forma de encontrar êxito no processo de melhoria contínua da qualidade é
incentivar estas posturas administrativas e de melhorias individuais nas áreas da
organização e interligá-las sinergeticamente para otimizar os resultados finais do processo.

Conclui-se que a busca pela qualidade passa pela busca da excelência, a inovação
constante da tecnologia e que a organização esteja sempre se antecipando a seus
concorrentes. E a maneira de alcançar esta diretriz é através de uma consciência global de
todos na organização de que qualidade é: postura administrativa; investimento em recursos
humanos; busca pela inovação tecnológica; racionalização das técnicas produtivas; seleção
adequada de fornecedores de matéria-prima; entre outros.

FONTE: José Rodrigues de Farias Filho, D.Sc. e Mara Telles Salles, M.Sc.