O que são Sistemas ERP – Tecnologia da Informação

Uma das áreas preferidas de todos os “CIO – Chief Information Officer” e que justifica sua contratação diz respeito aos sistemas que controlam e orientam o uso dos “recursos disponíveis na empresa’ e que são colocados a disposição para a produção dos serviços ou produtos que são comercializados pela empresa. Eles são o acrônimo para Entreprise Resource Planning, o que traduzido ao pé da letra significa: Planejamento dos recursos da empresa.

Na “indústria de software” este processo, seu controle e desenvolvimento de aplicativos para atendimento de necessidades específicas, representa um dos expoentes e que consome grande parte do recurso das empresas, destinado à TI – Tecnologia da Informação.

Aos sistemas ERP seguem-se diversos outros sistemas que fazem com que um sem fim de siglas circulem nos corredores das organizações, sendo em alguns casos motivo para chacota. Assim temos CRM – Client Relationship Management, SCM – Supply Chain Management e outros menos votados, já desenvolvidos ou a serem desenvolvidos, que são considerados como “modismo” em algumas empresas e tratados de forma mais séria em outras.
Até pouco tempo era um produto destinado apenas a grandes empresas, devido às grandes mudanças culturais que exigiam e ao seu elevado custo. O desenvolvimento da área de “open source” ou software livre, traz sistemas que podem ser implantados e utilizados por empresas de pequeno e médio porte aumentando seu grau de competitividade com as empresas de maior porte. A evolução da WEB 2.0 com aplicações que podem ser desenvolvidas em servidores externos é outro elemento facilitador, para que empresas de menor porte passem a poder competir em igualdade de condições, pelo menos no que diz respeito a igualdade de condições no acesso às informações.
Esta área movimenta milhares de reais por ano, e as inovações são constantes. Atualmente a evolução dos sistemas ERP, fazem com que eles sejam denominados “ERP 2” que aumentam a sua área de influência no âmbito das atividades desenvolvidas pela empresa.
A complexidade de um sistema ERP pode ser confirmada na complexidade de sua implantação e nas mudanças internas que ela exige e o combate ao “fator resistência” que se instala e provoca dificuldades nas atividades iniciais de implantação, pela não aceitação ao novo e o medo da perda de situações estabelecidas que podem levar ao extremo da perda do emprego. Este fato nem sempre se confirma na prática, mas é uma primeira reação, que ocorre no ambiente de trabalho.

Historicamente os sistemas ERP surgiram para resolver “questões de estoque” e controle no “projeto do produto”. Na esteira das aplicações iniciais, entre em foco o controle MRP – Material Requirement Plannning, ou seja, planejamento de requisições de materiais, que ampliam o conceito inicial, dando início à sua expansão para tratamento de todos os processos operacionais que eram envolvidos pelo projeto do produto. Logo em seguida são implantados sistemas que também são identificados por uma sigla, denominados DRP – Distribution Resource Planning, ou seja, planejamento da distribuição dos recursos.
A partir daí o uso extensivo da tecnologia da informação, traz ao estado atual no qual uma empresa não pode prever a sua sobrevivência, caso as ferramentas que utiliza em seus processos operacionais deixassem de ser utilizadas, criando uma dependência tecnológica que causa preocupações pelo impacto social que pode provocar alguma pane em sua utilização.
O que é conhecido como MRP II passa a envolver o tratamento de áreas de finanças, de recursos humanos, de gerenciamento de projetos, antes áreas isoladas e que nada tinham a ver com os sistemas ERP, mais voltados para a linha de produção. Eles são soluções de automação quase que total no processo de produção e distribuição.
O uso extensivo dos sistemas ERP tem sua origem na exigência de qualidade e redução de custos, objetivos aparentemente conflitantes e que exigem soluções diferenciadas para que possam ser atendidos, em um ponto de equilíbrio que permita para a organização apresentar serviços ou produtos competitivos para o mercado.
CHEN (2001) oferece a definição que temos utilizado em nossos cursos e que considera os sistemas de informação como: “… sistemas integrados, complexos, desenvolvidos para dar suporte a áreas chave, funcionais na empresa e que está voltada para identificar e planejar de uma forma ampla os recursos necessários para projetar, desenvolver e fazer chegar aos destinatários os produtos desenvolvidos pela empresa”. Se observarmos os sistemas de taxonomia mais antigos, certamente os sistemas ERP serão colocados, a partir da definição adotada, como sistemas em nível operacional na estrutura dos sistemas implantados na organização. Nas classificações mais modernas, eles certamente mudam de categoria e passam a ser considerados como sistemas estratégicos,

que não apenas organizam o processo de produção, mas podem torná-lo de alta qualidade e competente para permitir que a empresa torne-se mais competitiva no mercado.
O armazenamento de dados e sua utilização dependem de um conhecimento aprofundado de cada atividade operacional que esteja sendo automatizada.
Após apresentar esta definição operacional, consideramos importante apresentar uma outra visão que define os sistemas ERP como “… sistemas baseados em programas de software que facilitam o fluxo de informações entre todas as funções desenvolvidas dentro da organização. (WATSON E SCHNEIDER, 1999), que justifica mudança de sua categorização dentro da empresa. Como regra geral, os sistemas ERP apresentam uma estrutura modular, composta por diversos módulos, que abrangem, cada um deles, a automação do controle de alguma tarefa operacional específica. De uma forma geral ele é integrado com a intenção de evitar a redundância e falta de confiabilidade dos dados. Eles são dotados de rotinas de segurança, privacidade e integridade dos dados, permitindo recuperação com o mínimo de perda de informações, em caso de algum problema imprevisto. De uma forma geral, mas não obrigatória, os sistemas ERP são a plataforma central, em torno da qual são desenvolvidos seja de forma interna ou dando continuidade ao processo de outsourcing, novas aplicações para atender cada empresa de forma particular em suas necessidades de automação de atividades operacionais.
WATSON e SCHENEIDER (1999) consideram como características de um sistema ERP:

• Integração de dados entre aplicações;
• Padronização de processos;
• Padronização da atuação dos recursos humanos.

Os benefícios do uso de um sistema ERP são variáveis em diferentes organizações e pode-se considerar que não existe uma regra geral para sua mensuração, principalmente levando em conta os “benefícios indiretos” que podem representar uma variável de considerável importância. Alguns autores consideram como benefício um retorno financeiro em torno de 10% a 15% de retorno sobre os valores aplicados como investimento na implantação do sistema, quando se compara a nova situação, após um tempo de adaptação, com a situação anterior.